Forhåndskonferansen bør avklare de forutsetninger som må tilfredsstilles for at tiltaket skal kunne godkjennes:
- Tiltakshavers informasjon. Tiltakshaver/søker må først orientere kommunen om det planlagte tiltaket, bakgrunn og forutsetninger, omfang og konsekvenser, og deretter gå gjennom tiltaket basert på forhåndsinnsendte kart og tegninger, redegjørelse, og eventuell annen dokumentasjon som saksbehandler i kommunen har bedt om.
- Kommunens informasjon. Primært sentrale rammebetingelser som ligger i plan- og bygningslov, forskrift og rikspolitiske bestemmelser, og lokale rammebetingelser gjennom kommunale bestemmelser i de arealplaner som gjelder for området der tiltaket vil være plassert.
- Planforutsetninger. Forholdet til gjeldende plangrunnlag må alltid drøftes; eventuelle behov for planendringer eller dispensasjonsbehandling bør komme tydelig frem i referatet.
- Forvaltningspraksis. Det bør også kunne pekes på gjeldende forvaltningspraksis dersom det råder en entydig, retningsgivende praksis for behandling av lignende tiltak som det forhåndskonferansen skal belyse.
- Plassering og utforming av tiltaket. Det bør gis faglig begrunnede synspunkter på det ønskede tiltakets plassering, utforming, planløsning og utseende slik dette er presentert i forhåndskonferansen. Samtidig bør det pekes på generelle kvalitetskrav som bør knyttes til tiltakets egen arkitektur, til eventuelle aspekter vedrørende vern eller tilpasning, og til utomhusanlegg.
- Saksbehandling. Det bør gis informasjon om saksbehandlingstid, videre saksbehandlingsprosess og forutsetninger for behandlingsmåten. I den sammenheng også informasjon om krav til ansvar og kontroll med tiltaket, og hvordan disse kravene skal dokumenteres.
- Krav til dokumentasjon: Saksbehandler må til slutt definere hva som senere må dokumenteres i en søknad (eventuelt melding) avhengig av summen eller kombinasjonen av ovennevnte problemstillinger.
All informasjon som gis fra kommunen må baseres på og reflektere tiltakshavers fremstilling av det påtenkte tiltak.
All informasjon som er gitt skal fremgå i et referat og konkludere med spesifikke krav til innsendelse og dokumentasjon av en senere søknad. Det er kommunen som utarbeider referatet.