Grenlandssamarbeidet IPR er et interkommunalt politisk råd mellom kommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien og er organisert i henhold til kommunelovens kapittel 18. Samarbeidet er regulert gjennom Vedtekter for Grenlandssamarbeidet og Avtale for Grenlandssamarbeidet vedtatt i 2020. Nedenfor er organiseringen av Grenlandssamarbeidet nærmere beskrevet.
Kommunestyrene
Det er de enkelte by- og kommunestyrer som har beslutningsmyndigheten. By- og kommunestyrene skal bl.a behandle handlingsplan-, budsjett-, regnskap-, årsmelding og strategisk plan for Grenlandssamarbeidet. I tillegg behandles resultatene av utredningene i de interkommunale prosjektene i by- og kommunestyrene.
Grenlandsrådet
Grenlandsrådet er styret i Grenlandssamarbeidet og består av ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjonen fra alle kommunene i Grenlandssamarbeidet. Det velges en leder blant ordførerne for to år av gangen. Lederen skal også være leder av Regionrådet. Det skal tas sikte på å rullere ledelsen på en slik måte at alle kommunene i løpet av tre kommunevalgperioder har hatt ansvar for å lede Grenlandssamarbeidet. Det er en forutseting at de kommuner som har ledelsen også er behjelpelig med merkantile og praktiske oppgaver for Grenlandssamarbeidets organer.
Grenlandsrådet skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtekter, strategisk plan, budsjett og andre vedtak og retningslinjer vedtatt av kommunestyrene. Alle saker som angår Grenlandssamarbeidet skal gjennomgås dersom dette ansees nødvendig av komunedirektørene selv eller av noen av Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådet skal gjennomgå og forberede behandling av handlingsplan, budsjett og regnskap for Grenlandssamarbeidet til by- og kommunestyrene. I tillegg skal Grenlandsrådet arbeide aktivt med markedsføring av regionens interesser, bl.a ved å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, lobbyvirksomhet mv. Det avholdes minimum 4 møter pr. år og det er ønskelig at hver møte skal avgi en felles politisk uttalelse.
Ordførerkollegiet
De 6 ordførerne utgjør et eget kollegium. Det overordnede formålet med ordførerkollegiet er å utvikle kommunesamarbeidet for best mulig vekst og utvikling i regionen. Målet er bl.a. å avklare uenigheter på et tidlig tidspunkt og initiere flere felles uttalelser fra kommunene i Grenland og samarbeid henimot andre aktører og sentrale myndigheter. Ordførerne ønsker å bruke forumet til å drøfte felles utfordringer og forberede saker til Grenlandsrådets møter. Kollegiet kan innstille i saker til Grenlandsrådet der dette er ønskelig.
Ordførerkollegiet ønsker et tett samarbeid med Kommunedirektørkollegiet og en av direktørene er fast deltaker på Ordførerkollegiets møter med tale- og forslagsrett. Spesialrådgiver møter med tale- og forslagsrett.
Kommunedirektørkollegiet
De 6 kommunedirektørene utgjør et eget kollegium som håndterer administrative saker. Disse skal være saksforberedende organ for Ordførerkollegiet og Grenlandsrådet. Direktørene innkalles og har tale- og forslagsrett i Grenlandsrådets møter. En fast representant for kommunedirektørene møter på Ordførerkollegiets møter med tale- og forslagsrett.
Kommunedirektørkollegiet godkjenner oppstart og avslutning av prosjekter som ligger klart innenfor rådmannens ansvarsområde. Kommunedirektørene har et særskilt ansvar for involvering av tilsatte i egen kommune.
Spesialrådgiver
Spesialrådgiveren er ansvarlig for den løpende driften i Grenlandssamarbeidet, og har tale- og forslagsrett i kommunedirektør- og ordførerkollegiet. Spesialrådgiveren samordner virksomheten og er sekretariat for Grenlandsrådet og de to andre kollegiene. Rådgiveren skal etablere og holde et prosjektregime med planlegging, prosjektstyring og kontroll. Spesialrådgiveren skal sørge for intern og ekstern informasjon, herunder drifte Grenlandssamarbeidets nettsider ”www.grenlandssamarbeidet.no".