Saksbehandlingsprosjektet

Her er en kort oppsummering vedrørende status:

• Vi har mottatt tilbud fra relevante leverandører innen fristen. Tilbudene er distribuert og lest i faggrupper og ute i kommunene.
• Prosjektgruppa har mottatt og sammenstilt tilbakemeldinger og evalueringer.
• Første forhandlingsrunde med demonstrasjoner ble gjennomført i uke 23 og 24. 
• Leverandørene har mottatt både muntlige og skriftlige tilbakemeldinger på sine tilbud og har fått frist til 7. juli for å forbedre tilbudene. Ny vurdering og forhandlingsrunde ventes i august/september.
• Inntrykket etter første gjennomførte forhandling og demonstrasjon er at leverandørene tilbyr produkter som er mye mer brukervennlige, forståelige og praktiske enn dagens løsning. 

I de mottatte tilbudene legges det opp til en ganske umiddelbar oppstart av etableringsløpet, slik at dersom tidsplanen holder, vil de første brukerne i Grenland kunne ta i bruk nytt system våren 2023.

• Prosjektet har landet på at konkurransen skal bygges rundt avtalemalen SSA-SKY. Både saksbehandlingsanskaffelsen og eByggesaksanskaffelsen vil benytte dette som sin avtale.
• Prosjektet er nå inne i en intens fase der diskusjoner og problemstillinger som tidligere har vært løftet frem, må landes.
• I prosjektet konsentreres nå arbeidet særlig rundt å ferdigstille dokumenter som skal med i utlysningen, det er for eksempel dokumenter som kravspesifikasjon (hoveddokumentet) og prisskjema samt en rekke bilag til avtalen.
• Det jobbes aktivt, i mindre grupper, med å finne gode kriterier for evaluering av tilbudene vi får inn. Det innebærer blant annet hva som skal inngå i vurderingen og vektingen av pris, av hvilket servicenivå som tilbys og for eksempel av hva som skal inngå når vi vurderer kvalitet. 

• I prosjektet har det nå vært gjennomført en omfattende behovskartlegging blant alle brukere av dagens saksbehandlingssystem i form av spørreundersøkelse, tverrfaglig kartlegging i kommunene og tilbakemeldinger fra faggrupper. 
• Prosjektet rettes nå mot å sammenfatte og systematisere disse behovene, samt formulere dem som krav i en kravspesifikasjon.
• Styringsgruppa har besluttet at saksbehandlingsanskaffelsen skal utløses sammen med eByggesaksanskaffelsen. De to anskaffelsene er tett knyttet sammen både praktisk og tematisk og for kommunene som helhet antas det å være en større fordel enn ulempe å implementere og ta disse systemene mest mulig parallelt. Det vil trolig bli utlyst som delanskaffelser der leverandører kan inngi tilbud på en enkelt del (modul) eller hele anskaffelsen. Grenlandssamarbeidet kan inngå en eller flere avtaler avhengig av hva som vil gi den beste løsningen. 
• Styringsgruppa har også besluttet å samarbeide videre med Larvik kommune. Larvik ønsker en opsjon for kjøp under Grenlandssamarbeidets anskaffelse. Larvik skal selv beskrive sin opsjon.
• Utlysning planlegges senhøsten 2021.

• Leverandørseminar med Tieto ble avholdt onsdag 9. juni. Vi har dermed fått presentert løsninger fra de tre «store» leverandørene samt fra to leverandører med en annen tilnærming. Det gir et godt utgangspunkt når vi utformer og skal ferdigstille konkurransegrunnlaget.
• Det er gjennomført behovskartlegging i kommunene og innenfor utvalgte fagområder og spørreundersøkelse om dagens bruk og ønskede forbedringer er sendt ut til alle som har bruker i P360 i de seks kommunene.
• Det er nå ca 400 personer som har besvart spørreundersøkelsen, det vil si ca 25% av mottakerne. Det er bra, men vi vil gjerne ha flere svar! Resultatene fra undersøkelsen skal brukes til å underbygge krav i kravspesifikasjonen, samt hva som skal vektlegges i valget av leverandør.
• Flere avklaringer står nå foran prosjektet:
  • Utlysning - felles med eByggesak eller to separate utlysninger?.
  • Valg av konkurranseform, avtalegrunnlag og tildelingskriterier.
  • Tidsplan for gjennomføring av konkurranse og plan implementering.
• Prosjektet har også en åpen nettside der prosjektets fremdrift og styrende dokumenter legges ut: https://www.grenlandssamarbeidet.no/ (under «prosjekter»).

• Det vil bli leverandørseminar med Tieto onsdag 9. juni kl 10 – 11.30.
• Spørreundersøkelsen til alle brukere av P360 sendes ut i begynnelsen av juni.
• Arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag er i gang i faggruppene.

• Leverandørseminar med fire potensielle leverandører ble avholdt 22. og 23. april. De inviterte leverandørene var Acos og Sikri, Microsoft og Point Taken. Seminarene var digitale og ble tatt opp og lagret til bruk i utarbeidelsen av kravspesifikasjon.
• Acos og Sikri er leverandører av tradisjonelle og brukertestede sak/arkivsystem. Microsoft og Point Taken er leverandører som baserer seg på fleksible løsninger som kommunene selv kan bygge opp og skreddersy til eget behov.
• Tilbakemeldingene fra deltakerne på seminaret var at dette var svært nyttig med tanke på den anskaffelsen som skal komme. Det planlegges et nytt seminar i mai der Tieto og en aktør til inviteres til å presentere sine systemer.
• Det vil i løpet av mai bli gjennomført en spørreundersøkelse og behovskartlegging blant brukerne av dagens saksbehandlingssystem i alle de seks Grenlandskommunene.
• Faggruppene på tvers av kommuner er i gang med sitt arbeid.

• Arbeidet med behovskartlegging og utarbeidelse av kravspesifikasjon styrkes denne uken, og det er oppstartsmøte med fire av faggruppene; saksbehandler, utvalgssekretær, leder og arkiv. IKT har allerede hatt oppstartsmøte.
• Arbeidsseminar 22. – 23. april planlegges som et digitalt seminar med fokus på leverandørperspektivet og markedsundersøkelse. Prosjektgruppa, faggrupper og styringsgruppa vil alle inviteres til å delta.
• Prosjektgruppa har foretatt en initiell risikovurdering av prosjektet. De mest kritiske hendelsene som foreløpig er identifisert er:

1. 1. Knapp tidsplan og risiko for uforutsette hendelser kan føre til forsinkelser av implementeringen.
   2. Manglende innovasjon i anskaffelsen fordi dagens system vektlegges for tungt kan føre til at potensielle gevinster uteblir.
   3. Mangelfull kravspesifikasjon kan føre til at feil system velges eller at innkjøpet blir mer kostbart.
   4. Utvidelser av prosjektet underveis kan gi større kompleksitet og øke risikoen for forsinkelser.
   5. Manglende beredskap og klargjøring i de enkelte kommunene i forbindelse med implementering av systemet kan føre til ytterligere forsinkelser og at gevinster ikke blir realisert.

• Prosjektgruppa vil jobbe videre med tiltak for å hindre/redusere alvorlige konsekvenser.
• Sak om valg av enhetlig strategi for bruk av Documaster eller eventuelt innebygget arkiv drøftet i prosjektgruppa og behandlet i styringsgruppa. Skien ønsket en intern diskusjon om spørsmålet og konsekvenser før endelig avgjørelse ble tatt. Saken vil fremmes på nytt.

• Prosjektgruppa har drøftet om arkivkjerne i saksbehandlingssystemet skal være Documaster eller kan være Documaster. Kommunene har ulike synspunkter på dette. Prosjektgruppa innstiller på et kompromiss der det skal være mulig å integrere det nye saksbehandlingssystemet mot Documaster, men at det er opp til hver kommune å faktisk integrere eller velge en annen løsning.
• Saken skal behandles av styringsgruppa 11.03.21.
• Det er planlagt et arbeidsseminar for prosjektgruppedeltakerne 22. – 23. april 2021. Arbeidsseminaret planlegges som fysiske møter, enten i forbindelse med at man reiser bort eller på en annen måte. Smittevernhensyn vil være førende for hvordan arbeidsseminaret rent faktisk skal gjennomføres.
• Alle kommunene er nå i gang med prosjektarbeidet, og jobber med behovskartlegging på ulike nivå.
• Arbeidet med å dele inn prosjektet i faglige grupper starter opp i uke 9.

• Styringsgruppa til saksbehandlingsanskaffelsen stilte seg 05.02.21 bak innstillingen fra prosjektgruppa om å opprettholde kontakten med eByggeSaksprosjektet.
• Avgjørelsen om en eller flere anskaffelser for saksbehandlingssystem og eByggeSak er utsatt til juni 2021.
• Det er ulike meninger i prosjektgruppa knyttet til bruken av DocuMaster som arkivkjerne og forholdet til leverandører av saksbehandlingsløsninger som har innebygget arkivkjerne. De ulike synspunktene skal drøftes i prosjektgruppa og vil bli fremmet for styringsgruppa for en avklaring i mars.
• Det er enighet i prosjektgruppa om at man med «saksbehandlingssystem» også mener utvalgsbehandling, slik at anskaffelsen omfatter både nytt saks- og utvalgsbehandling.

• Prosjektets arbeidsgrupper i de enkelte kommunene startes opp i disse dager.

• Prosjektet begynner sitt arbeid med å kartlegge hvilke behov det nye saksbehandlingssystemet skal dekke og hvilke mål prosjektet skal nå.

• ITG har tatt initiativ til en kartlegging av eksisterende infrastruktur og IT-tekniske behov i kommunene
• Prosjektets videre samarbeid med anskaffelsen av eByggeSak er under avklaring.

• Det fleste prosjektdeltakerne har tatt jule- og nyttårsfri og prosjektet starter opp igjen for fullt i uke 2.
• Det hentes nå inn eksempler fra andre kommuners anskaffelser saksbehandlingssystem, herunder eksempler på omfang av innkjøp, sammensetning av løsninger, konkurransegrunnlag, valg av leverandører og erfaringer fra tilsvarende prosjekter. Eksemplene vil tilgjengeliggjøres og drøftes i prosjektgruppa.
• Overordnet budsjett for prosjektet er under utarbeidelse .
• På nyåret skal prosjektet begynne med å avklare følgende: 
  • Overordnet fremdriftsplan.
  • Mandat og mål for anskaffelsen.
  • Sammensetning av arbeidsgrupper i kommunene.

Arbeidet med behovskartlegging vil starte opp i januar/februar 2021. 

• Prosjektleder for anskaffelsen har nå vært i kontakt med alle prosjektdeltakerne individuelt
• Prosjektgruppen hadde oppstartsmøte med presentasjon av deltakerne og skisse for innhold og fremdrift i prosjektet torsdag 10. desember. Prosjektgruppen vil fra og med uke 2 møtes jevnlig annenhver uke på teams. Prosjektgruppen skal først jobbe med
  • spissing av prosjektets mandat.
  • organisering av arbeidsgrupper og eventuelt referansegrupper i egen kommune.
  • fremdriftsplan.
• Prosjektleder jobber med å hente inn eksempler og erfaringer fra andre anskaffelser i Grenland samt anskaffelser av saksbehandlingsverktøy i andre kommuner.

• Prosjektleder for anskaffelsen av nytt saksbehandlingssystem til de seks grenlandskommunene, Kristine Langerød tiltrådte mandag 16. november. I de første to ukene har fokuset vært på å bli kjent med andre deltakere i prosjektgruppa og høre med dem hvilke ønsker de har for prosjektet, hvilke roller de har og hvordan vi skal jobbe fremover. Alle prosjektdeltakerne skal ha hatt en slik oppstartsamtale innen utgangen av uke 49.
• Det er opprettet et eget samarbeidsområde for prosjektdeltakerne på Teams, Saksbehandling 2021.
• Det er kalt inn til et oppstartsmøte for prosjektgruppa 10. desember. Møtet blir på Teams. I møtet vil forslaget til mandat for prosjektet samt en tentativ fremdriftsplan bli et tema.